Intranet y extranet.

En el presente artículo se da a conocer la importancia que tiene la comunicación de nuestros conocimientos para mejorar el funcionamiento de la empresa. Se expone la que en algunos casos existen empresas con una cantidad muy grande de información almacenada, sin embargo no les sirve de nada si al momento de tomar decisiones no utilizamos el conocimiento que han adquirido de dicha información. Para poder exponer este punto, se comienza el articulo con una definición del "conocimiento", en dicha definición se explica que la relación entre datos e información son parte fundamental del conocimiento, si una de estas partes hiciera falta pues no seria posible tener una definición correcta. Luego se expresa la importancia de la comunicacion del conocimiento, se observa como los medios para la transmisión de datos ha evolucionado, y como el uso de Internet ha venido a revolucionar nuestra forma de hacer negocios, ya que cada día se va viendo como muchas de las empresas (existentes en el mercado y nuevas) se integran al E-Business. Se mencionan tres términos muy importantes dentro del mundo del comercio electrónico, estos tres términos son: Internet, Intranet y Extranet. Seguidamente se expone cada uno de los términos, mencionando sus definiciones y respectivos beneficios. Se termina el artículo recalcando la importancia de la transmisión del conocimiento dentro de las organizaciones para mejorar la eficiencia y productividad de los negocios, y que por medio de las herramientas: Internet, Intranet y Extranet esto puede ser logrado. Asimismo se hace mención la importancia que se le debe de dar a la capacitación continua de empleados ya que ellos forman parte fundamental en el funcionamiento de la empresa.

La mayoría de las empresas desean tener mayores utilidades y el camino para obtener mayores utilidades esta dado por medio de una ventaja competitiva. ¿Cual es una forma de obtener una ventaja competitiva? Mi respuesta en este caso es "un uso adecuado de nuestros conocimientos de la información de la empresa". Todos tenemos conocimientos que hemos adquirido a través de los años, la clave esta en saber comunicar y compartir este conocimiento para que en conjunto la empresa pueda trabajar de forma homogénea.

Intranet

El Intranet es una red privada dentro de una organización que utiliza tecnología muy similar a la de Internet la cual permite a sus usuarios buscar, utilizar y compartir documentos. Las empresas utilizan el Intranet para comunicarse son sus empleados. Incluso en muchas organizaciones de tamaño grande, el Intranet es utilizado como la vía primaria para que los empleados puedan obtener y compartir documentos, comunicar sus ideas, colaborar con sus compañeros de trabajo esencialmente: Compartir sus Conocimientos. Por esta razón hoy en día el Intranet es considerado como un recurso indispensable. Debido a la gran cantidad de datos que genera una empresa, se necesitan métodos modernos de introducción y consulta de datos. Una Intranet puede resolver estos y otros problemas, por ejemplo:

• Distribución de información para todos los empleados como ser: publicación de manuales, planes de acción, procedimientos a seguir material de formación, folletos de marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones etc.
• Rápido acceso a cualquier documento de la empresa, mejorando la productividad de la empresa.
• Actualización de datos es inmediata y automática.
• En forma rápida y eficiente comunica a todos los empleados.
• Organiza la distribución de la empresa, ya sea por departamentos o divisiones.

Al igual que el Internet, Intranet utiliza el protocolo de Internet TCP/IP para transferir datos. Un empleado de la empresa, ubicado en cualquier parte del mundo puede estar conectado al Intranet, asimismo el Intranet hace link con el Internet, sin embargo, un Intranet no puede ser accesado por el publico en general. Los Intranets están protegidos y restringidos para que los únicos que puedan tener acceso a ellos sean los empleados, estas herramientas de protección son llamados Firewalls.

Extranet

Es una red que tiene acceso limitado y que esta disponible únicamente a usuarios específicos, tales como clientes o proveedores [7]. Su nombre puede sonar raro al escucharlo pero en realidad muchas empresas lo están utilizando, es mas muchos de nosotros podremos haberlo utilizado sin darnos cuenta, un ejemplo muy claro de esto es la empresa FedEx. Digamos que yo voy a enviar un paquete a otro país, al momento de dejar el paquete en las oficinas de FedEx, ellos me proporcionan con un número de confirmación, si yo deseo conocer el estatus del paquete que he enviado entro a la pagina de FedEx, e ingresando mi numero de confirmación en la pagina, automáticamente me presentan un reporte en el cual puedo verificar el recorrido que ha hecho hasta ese momento el paquete que envié. Como pueden ver, el Extranet es un mecanismo que al igual que el Intranet utiliza tecnología de Internet para comunicarnos de manera privada y selectiva con nuestros clientes y proveedores.

Usted ahora se preguntara: ¿Cual es el propósito de utilizar el Extranet? Si los Extranet son utilizados correctamente, podrán ofrecer una forma segura para realizar transacciones entre las empresas lo cual puede ahorrar mucho tiempo y dinero. Los Extranet tienen un acceso restringido, únicamente los usuarios que cuentan con la clave de acceso podrán conectarse a los sistemas internos de la empresa con la que en negociaciones. Algunos beneficios adicionales se presentan a continuación:

• Transacciones seguras de actividades entre los sistemas internos de los negocios.
• Permite reducción en costos y ahorro de tiempo para la empresa.
• Facilita rápido acceso a información
• de socios (clientes y proveedores).
• Proporciona servicios de red y
• desarrollo organizacional.
• Integración de los sistemas.

Con el tiempo, las compañías se verán forzadas a usar Extranet con sus proveedores y clientes, ya que hoy en día, existen organizaciones que no hacen negociaciones con empresas que no tienen un servicio seguro de Extranet. Sin embargo, es muy importante aclarar que para que una empresa pueda aprovechar los beneficios que conlleva el uso de Extranet, es necesario que las empresas ya cuenten con un Intranet funcionando en su totalidad.